Conseil d'administration

Composition et fonctionnement

Le conseil d’administration est composé de sept membres bénévoles assumant les fonctions suivantes 

Président/Présidente

• Présider l’assemblée générale annuelle et toute assemblée extraordinaire ainsi que les réunions du conseil d’administration.
• S’assurer que les tâches confiées aux administrateurs sont correctement effectuées.
• Être membre d’office de tous les comités constitués par le conseil d’administration.
• Effectuer toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par le conseil d’administration.

Vice-président/Vice-présidente

• En l’absence du président ou de la présidente, présider l’assemblée générale annuelle et toute assemblée extraordinaire ainsi que les réunions du conseil d’administration.
• Effectuer toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par le conseil d’administration.

Secrétaire

• Préparer, avec le président ou la présidente, les avis de convocation et l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle et toute assemblée extraordinaire ainsi que des réunions du conseil d’administration.
• S’assurer que les procès-verbaux des assemblées de l’association et les comptes rendus des réunions du conseil d’administrations ont été rédigés.
• Assurer le suivi de la correspondance de l’Association.
• Tenir et regrouper les registres de l’Association.
• Maintenir à jour les documents d’archives.
• Effectuer toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par le conseil d’administration.
  
  

Trésorier/Trésorière

• Assurer la tenue des livres comptables de la société.
• Comptabiliser les revenus mensuels et effectuer les dépôts bancaires.
• Préparer les rapports financiers annuels et ceux à être présentés à chaque réunion du conseil.
• Effectuer toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par le conseil d’administration.
• Préparer les états financiers pour la réunion annuelle.
  
  

Administrateurs/Administratrices

• Participer aux discussions de l’Association.
• Effectuer toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par le conseil d’administration.

Durée du mandat

Selon les statuts et règlements généraux, chaque administrateur est élu pour un mandat de deux ans lors de l’assemblée générale.

Comités

Le Conseil d’administration met sur pied divers comités pour le soutenir dans son travail. Ces comités, sous la conduite d’un responsable nommé par le C.A., se voient confier des mandats annuels avec échéancier de travail.

1- Comité du bulletin

Mandat : produire trois bulletins par année.

2- Comité des activités sociales

Mandat :

1. organisation d’activités régionales décentralisées ;
2. organisation de la rencontre annuelle du mois d’août: former un comité, rédiger un programme, organiser la rencontre en impliquant les gens de la région hôte.

3- Comité d’embellissement et d’entretien du terrain du monument

Mandat : voir à l’entretien du terrain et en proposer l’aménagement.

4- Comité de généalogie 

Mandat :

1. planifier et organiser l’information à diffuser aux membres, sur le site Internet, dans le bulletin, etc. ;
2. suggérer toute documentation pertinente pour les archives ;
3. valider des documents à publier : dans le bulletin, sur le site Internet, dans tout document informatif ;
4. favoriser et encourager les travaux de recherche des membres, les faire connaître, etc.
   
   

5- Comité du site Internet

Mandat :

1. effectuer la mise à jour du site Internet en fonction des événements;
2. prendre connaissance des courriels et y répondre.

6- Comité d’adhésion

Mandat :

1. promouvoir les avantages d’être membre de l’Association des Blouin d’Amérique : abonnement au Bulletin des Blouin, droit de participation et de vote aux assemblées générales annuelles, invitation aux activités sociales ;
2. faire le suivi du renouvellement des membres en lien avec le registraire.
   
   

7- Comité des archives

Mandat :

1. faire appel aux membres de proximité pour obtenir les données qu'ils détiennent chacun de leur côté et recenser leurs informations ;
2. élaborer une structure de classement.

Assemblée générale annuelle ou extraordinaire

L’assemblée annuelle des membres est tenue, dans la mesure du possible, dans les quatre (4) mois qui
suivent la fin de l’exercice financier de l’Association, à la date et à l’endroit que le conseil d’administration
conviendra.

Statuts et règlements

Statut et règlements généraux de l’Association des Blouin d’Amérique (hyperlien)